Czy można się przygotować na wypadek zatorów płatniczych? Jak skutecznie zarządzać finansami firmy. Krótki poradnik

Zjawisko zatorów płatniczych w przedsiębiorstwach jest obecne we wszystkich krajach europejskich. Jak wynika z badania Atradius średnio, aż 90 proc. firm zgłasza problem z nieterminowymi płatnikami z każdego kraju Starego Kontynentu[1]. Dane te pokazują, że zagadnienie to jest powszechne przy okazji prowadzenia działalności gospodarczej i niemożliwe jest jego całkowite wyeliminowanie. Można jednakże przygotować się na wypadek niespłaconych należności, aby do minimum ograniczyć ich wpływ na prawidłowe funkcjonowanie firmy.

Zatory płatnicze, jaka jest ich skala?

Zatory płatnicze to zjawisko, które niestety dotyka niemal każde przedsiębiorstwo niezależnie od jego wielkości czy sektora, w którym prowadzi działalność. Jak pokazują dane, średnio 9 na 10 europejskich firm spotkała się z tym problem w trakcie swojego funkcjonowania[2]. Dodatkowo, co równie niepokojące, jak sama skala problemu jest fakt, iż zatory płatnicze są niczym wirusy rozprzestrzeniające się wśród przedsiębiorców. Dzieje się tak ponieważ firma, w której pojawiają się przeterminowane należności zaraża tym problemem najbliższe otoczenie biznesowe, czyli własnych dostawców czy podwykonawców. Proces ten przebiega zawsze w podobny sposób, gdy jeden podmiot nie otrzymuje pieniędzy za sprzedane towary czy wykonane usługi. Wtedy ma on problemy z uregulowaniem własnych zobowiązań wobec firm współpracujących. I tak jak grypa, rozprzestrzenia się wśród ludzi, tak zatory wśród przedsiębiorstw.

Dane Krajowego Rejestru Długów wskazują, że wartość wszystkich niezapłaconych w terminie zobowiązań polskich przedsiębiorców sięga obecnie niebagatelnej kwoty ponad 6,9 mld złotych, która została wygenerowana przez niemal 221 tys. podmiotów. W badaniu „Portfel należności polskich przedsiębiorstw” przeprowadzanym cyklicznie co kwartał przez KRD BIG SA i Konferencję Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce, wśród negatywnych skutków nieterminowych płatności na działalność firm najczęściej wymieniane jest pogorszenie ich wizerunku, który skutkuje gorszymi warunkami zawieranych umów (27,8 proc.) oraz zahamowaniem inwestycji (25,2 proc.)[3]. Eksperci jednakże przekonują, że zabójcze oddziaływanie zatorów na kondycje podmiotów gospodarczych może zostać ograniczone, poprzez należyte przygotowanie się na ich wypadek. W tym celu warto skorzystać z usług firm windykacyjnych, które nie dość że posiadają odpowiednie doświadczenie w obsłudze wierzytelności, to również w swoich ofertach posiadają szereg narzędzi do skutecznego ich odzyskiwania.

W Krajowym Rejestrze Długów, którego jesteśmy autoryzowanym partnerem, znajduje się ponad 850 tys. zobowiązań polskich przedsiębiorców. Jak wynika z najnowszego „Portfela należności polskich przedsiębiorstw” za I kwartał br. nastąpiła poprawa w spłatach należności, a Indeks Należności Przedsiębiorstw (INP) osiągnął najwyższy poziom w historii całego badania. Wciąż jednak obecna jest istotna grupa firm, które nie są stanie samodzielnie odzyskać swoich pieniędzy od dłużników. Jednakże, aż 70 proc. z nich nie korzysta z zewnętrznej windykacji, choć z naszego doświadczenia wynika, że szybsze przekazanie sprawy profesjonalistom zwiększa prawdopodobieństwo skutecznej windykacji należności – zwraca uwagę Jakub Kostecki, prezes Zarządu Kaczmarski Inkasso.

Windykacja fakty i mity

Usługom windykacyjnym wciąż towarzyszy wiele mitów, których prawdziwość nie ma pokrycia w faktach.  Przeświadczenie, że usługi windykacyjne to kolejny wydatek dla firmy czy też obawa przed pogorszeniem relacji z dłużnikiem to tylko niektóre z nich. W związku z czym, przedsiębiorcy starają się samodzielnie podejmować działania mające nakłonić do spłaty przez dłużników należności. Jak jednak wskazują eksperci, tylko połowa firm z sektora MSP jest w stanie skutecznie odzyskać dług.

Średnie koszty, jakie ponoszą polscy przedsiębiorcy z powodu nieterminowej zapłaty przez kontrahentów lub jej braku (utrata dochodów, odsetki od kredytu obrotowego, wydatki na windykację itp.) to ponad 5% wszystkich kosztów działalności[4]. W połowie 2013 roku weszła w życie Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, która pozwala na obciążenie dłużnika kosztami windykacji. Zgodnie z przepisami zwrotowi podlegają faktycznie poniesione i udokumentowane wydatki. Zatem wierzyciel musi opłacić windykatora za jego pracę, a dopiero potem obciążyć kosztami postępowania dłużnika. W praktyce faktura dla wierzyciela i nota obciążeniowa dla dłużnika są wystawiane jednocześnie. Niektóre firmy windykacyjne, jak chociażby Kaczmarski Inkasso, który był pierwszą firmą oferującą tego typu usługę, pomogą odzyskać również koszty windykacji od dłużnika, gdyby ten nie chciał zapłacić. Dzięki czemu nie dość, że przedsiębiorca nie jest zaangażowany w cały proces  zmierzający do zwrotu wierzytelności, to również w ogólnych rozrachunku nie poniesie z tego tytułu dodatkowych kosztów.

Większość firm z sektora MSP nie posiada określonych procedur na wypadek nieterminowych płatności przez co każdą taką sytuację traktują indywidualnie, również ze względu na obawę przed utratą partnera biznesowego. W ten sposób cały proces windykacyjny nie dość że się wydłuża to także generuje dodatkowe koszty związane z ich obsługą. Dodatkowo firmy te nie mają w swoim zwyczaju weryfikacji wiarygodności płatniczej przedsiębiorców, co powinno być jednym z podstawowych środków zaradczych przed nierzetelnymi kontrahentami – wskazuje Mirosław Sędłak, prezes Rzetelnej Firmy zrzeszającej ponad 50 tys. małych i średnich firm mogących się pochwalić certyfikatem rzetelności.

Dobrymi chęciami piekło jest wybrukowane

Powszechną sytuacją w przypadku wystąpienia zatorów płatniczych jest początkowe zaniechanie przekazania sprawy do zewnętrznej firmy w celu egzekucji długu. Zaistniała sytuacja jest szczególnie powszechna w przypadku firm sektora MSP, które mają nadzieję, że dzięki temu będą postrzegane jako bardziej elastyczny partner. Rezygnacja z ponagleń wobec dłużników ma ich skłonić do długofalowej współpracy z danym podmiotem. Jednakże dla zdecydowanej większości, bo aż 71 proc. badanych przekazanie przez wierzyciela długu do firmy windykacyjnej spotyka się ze zrozumieniem[5]. Należy również pamiętać, że brak działań wokół nieterminowych należności powoduje generowanie dodatkowych kosztów związanych z niezapłaconą fakturą. W dłuższej perspektywie także ogranicza możliwość regulowania własnych zobowiązań w terminie, zaniechanie inwestycji czy też ograniczenie zatrudnienia, a nawet problemy z wprowadzeniem na rynek nowych produktów i usług[6].

Polskie i europejskie badania wśród właścicieli firm pokazują, że problem z nieregulowaniem zobowiązań dotyka zdecydowaną większość firm. Stąd też lepiej wprowadzić procedury zaradcze przed zaistnieniem tego faktu we własnym przedsiębiorstwie. Z naszego doświadczenia wiemy również, że dużo skuteczniejsze są działania mające na celu odzyskanie należności od dłużnika przeprowadzone przez doświadczonych specjalistów. Samodzielne windykowanie nie dość, że pochłania pieniądze i czas pracowników, to przez brak posiadanego przygotowania do negocjacji doprowadzić może do pogorszenia relacji z klientem – tłumaczy Jakub Kostecki, prezes Zarządu Kaczmarski Inkasso.

Skuteczna windykacja w walce z zatorami

Przeterminowane wierzytelności wpływają negatywnie na przedsiębiorstwa w wymiarze krótko- i długookresowym, przez co dla niektórych z nich mogą one być wręcz zabójcze. Duże korporacje posiadają określone procedury oraz wyspecjalizowane działy zajmujące się tylko tym zagadnieniem bez zbędnej zwłoki. W efekcie ich skuteczność w odzyskiwaniu przeterminowanych wierzytelności jest wysoka. Mniejsze firmy natomiast w tej materii nie zawsze posiadają wypracowane zasady postępowania lub też rozpoczynają windykacje za późno zaprzepaszczając szanse na końcowy sukces. Firmy windykacyjne działają niejako w imieniu wierzyciela dlatego też przy wyborze trzeba zwrócić uwagę na posiadaną przez nią renomę i kadrę negocjatorów.

Kaczmarski Inkasso działa od ponad 25 lat na polskim rynku obsługi wierzytelności. Nasi negocjatorzy codziennie przeprowadzają setki rozmów z wierzycielami i ich dłużnikami. Dzięki swojemu doświadczeniu wiedzą jaki obrać kierunek, aby doprowadzić do wypracowania kompromisu akceptowanego przez obie strony. W ramach Kaczmarski Group ściśle współpracujemy z Krajowym Rejestrem Długów oraz kancelarią prawną Via Lex, dzięki czemu klient otrzymuje dodatkowe narzędzia dla efektywniejszego odzyskiwania długów, w postaci wpisania dłużnika do bazy danych KRD czy też skierowaniem sprawy na drogę sądową. Ponadto, świadczymy usługi doradcze związane z odzyskiwaniem należności i zapobieganiem ich powstawaniu. Jesteśmy w stanie zaproponować rozwiązania ograniczające ich negatywny wpływ na działanie przedsiębiorstwa – dodaje Jakub Kostecki.

Zatory płatnicze są zjawiskiem, które oddziałuje zarówno w sferze mikro na pojedyncze firmy w zakresie regulowania zobowiązań, jak również w sferze makro na cała gospodarkę. Powoduje również ograniczenie zaufania wśród przedsiębiorców wobec siebie, dlatego też firmy rezygnują nawet z połowy umów z obawy przed wątpliwą rzetelnością potencjalnych partnerów[7]. Firmy windykacyjne pełnią w tej sytuacji rolę lekarzy gospodarki i przedsiębiorstw dotkniętych tym zjawiskiem. Jak w przypadku każdej choroby dużo prościej i oszczędniej jest zabezpieczać się przed jej ewentualnymi skutkami niż leczyć chory już organizm. W tym celu analogicznie jak w medycynie najwłaściwszy jest wybór specjalistów o najwyższych kompetencjach i z bogatym bagażem doświadczenia. Zapewni to skuteczną walkę ze skutkami niespłaconych wierzytelności jak również pozwoli przygotować się na ich nadejście w przyszłości.

                                       

[1] Forum Obywatelskiego Rozwoju, Zatory płatnicze: duży problem dla małych firm, Warszawa 2017 r.

[2] tamże.

[3] Krajowy Rejestr Długów, Portfel należności polskich przedsiębiorstw. Informacja sygnalna, Wrocław 2017 r.

[4] Krajowy Rejestr Długów, Portfel należności polskich przedsiębiorstw. Informacja sygnalna, Wrocław 2017 r.

[5] Kantar Millward Brown, Wizerunek windykatora, Warszawa 2017 r.

[6] Krajowy Rejestr Długów, Portfel należności polskich przedsiębiorstw. Informacja sygnalna, Wrocław 2017 r.

[7] Krd.pl, Kapitał społeczny i zaufanie w polskim biznesie 2015, [online: https://krd.pl/Centrum-prasowe/Raporty/2015/Kapital-spoleczny-i-zaufanie-w-polskim-biznesie-2015, dostęp: 2017.05.12]